Как провести электронное голосование в многоквартирном доме по системе ГИС ЖКХ26509

Как проводятся общие собрания собственников

У ОСС есть три формы проведения:

• Очная.
• Заочная, в том числе с использованием ГИС ЖКХ.
• Очно-заочная.

Очная и очно-заочная формы — это полноценное собрание людей. Собственники встречаются в определенном месте, как правило во дворе дома, и обсуждают вопросы. Заочная форма — это, по сути, не собрание, а голосование. А заочное ОСС через информационную систему — это онлайн-голосование.

Дальше расскажу, как проводили собрания в нашем доме, как пытались их упростить. И как на этом пути дошли до государственной информационной системы.

Подписчик поделился своим опытом проведения общего собрания собственников через ГИС ЖКХ: о запуске собрания, процессе голосования, возникших ошибках, преимуществах такого способа голосования.

Стартовые данные: февраль – март 2021 года, дом чуть более 16 тыс. кв. м., менее 5 лет с момента ввода в эксплуатацию, первое электронное собрание, 1 инициатор и исполнитель всего процесса с опытом бумажных голосований и желанием развиваться, группа (не чат) собственников в WhatsApp. Повестка достаточно скучная и неинтересная для УК (обязательные вопросы электронного собрания согласно п. 2.1 статьи 47.1. ЖК РФ, ряд вопросов по использованию общего имущества и благоустройству), поэтому ожидалось спокойное течение процесса.

В 2020 году в моем доме прошло первое в Челябинской области общее онлайн-собрание собственников. Его организовал я.

Я участвую в организации общих собраний собственников жилья в своем доме уже четвертый год. Те, кто раз это делал, знают, как это сложно и долго: собственники не понимают вопросов повестки, не приносят протоколы, а иногда их вообще заполняют посторонние люди.

Я решил попробовать автоматизировать процесс и провести собрание через ГИС ЖКХ. Сотрудник жилищной инспекции, куда мы обратились за консультацией, описал этот сервис меткой фразой: «Сами себе нажили проблем».

В статье я расскажу, как все прошло, с какими сложностями я столкнулся и почему не уверен, что захочу повторить этот опыт.

Что такое общее собрание собственников

Общее собрание собственников, ОСС — это орган управления многоквартирным домом. Собственники квартир в таких домах владеют не только своими квартирами, но и целым комплексом общего имущества: лестничными клетками, крышей, подвалом, чердаком, земельным участком около дома. Этим имуществом собственники распоряжаются совместно с соседями. Все решения собственники принимают на общих собраниях и фиксируют в протоколе.

Чтобы заменить перегоревшую лампочку, собрание не нужно — достаточно составить заявку в управляющую компанию. Чтобы сделать косметический ремонт подъезда, собрание тоже не понадобится, если у вас выбраны совет дома и его председатель и они уполномочены принимать решения о текущем ремонте. А вот чтобы выбрать такой совет и уполномочить его или сменить УК, которая никак не вкрутит лампочку, как раз и нужно ОСС.

Еще общее собрание собственников потребуется, чтобы благоустроить двор за счет государства, установить ограждение двора или шлагбаум, заработать на общедомовом имуществе. На ОСС можно изменить порядок выполнения капитального ремонта в вашем доме. Жители будут собирать взносы на счете дома, решать, что ремонтировать и кто это будет делать. Если захотите сменить управляющую компанию или перейти на ТСЖ, без общего собрания также не обойтись.

Преимущества электронного ОСС (не все же писать о проблемах и недостатках)

• Гибкость в выборе способа голосования: собственникам не открутиться такими причинами, как «мы не в городе, стране и т.д.», проголосовать можно и электронно из любой точки мира при наличии доступа в интернет (в нашем случае 47 собственников из 132 принявших участие в ОСС проголосовали бумажным бюллетенем, остальные 85 проголосовали электронно);
• Не нужно самостоятельно считать голоса;
• Не нужно самостоятельно формировать протокол со всеми приложениями (в нашем случае это около 300 листов) и потом везти его куда бы то ни было, он автоматически размещается в ГИС ЖКХ и доступен большинству заинтересованных лиц (собственники, УК, ОМСУ, ФКР, ГЖИ и т.д.);
• При заполнении повестки собрания при создании уведомлении о голосовании система просит указать тип вопроса и, исходя из этого, сразу определяет процент голосов для принятия решения по данному вопросу.
• Доверие собственников к системе (государственная) и, как следствие, к результатам голосования, которые подсчитывает сама система, а не инициатор или счетная комиссия;
• Доверие собственников процессу проведения голосования в части передачи своих данных (не желаете указывать данные о себе в бюллетене – голосуйте электронно под своим профилем в личном кабинете ГИС ЖКХ);
• Гораздо меньше ошибок: при электронном голосовании собственники только принимают решение по вопросам, не указывая никаких данных о себе или помещении (как это требуется в бюллетенях). Меньше бюллетеней – меньше ошибок.

Почему я занимаюсь общими собраниями собственников своего дома

В многоквартирном доме, о котором пойдет речь, я родился и провел большую часть жизни, поэтому мне небезразлична его судьба. Я предприниматель, сооснователь одного из сервисов бронирования жилья. С 2018 года участвую в жизни дома, вхожу в совет дома, организую общие собрания собственников. Это важно для меня, потому что я вижу многоквартирный дом как минимальную ячейку общества. Считаю, что без умения договариваться с соседями никакой демократии в стране быть не может.

Наш дом был построен в 1979 году. В нем 344 квартиры на семь подъездов, два крупных магазина и 500 собственников. Дом обслуживает управляющая компания.

Первое общее собрание в доме провели в 2013 году. Тогда я в этом еще не участвовал, его организовали две активные жительницы. На первом собрании выбрали совет дома и его председателя, уполномочили совет принимать решения по текущему ремонту.

Например, совет дома привел в божеский вид лестничные площадки в подъездах. Раньше УК не хотела ничего делать, а когда у жителей появился официальный представитель — председатель совета дома, — работа закипела. Начали с одного подъезда: совет дома сам нашел подрядчиков и заплатил им свои деньги — 300 000 . УК потом вернула всю сумму по чекам.

Отремонтировав таким образом один подъезд, совет добился от УК ремонта остальных подъездов по  стоимости. Денег со взносов на текущий ремонт, правда, не хватило. Поэтому вместе с УК совет решил поднять плату за текущий ремонт с жильцов на 1  с квадратного метра в месяц сроком на полгода. Со скрипом, но большинство жителей согласились с таким повышением. Подъезды стали чистыми и красивыми.

На собраниях решаются и другие вопросы. Однажды наш совет обратился в фонд капремонта за информацией, когда планируются работы в доме. Фонд сказал, что только в 2035 году. Совет решил копить деньги на капремонт не у регионального оператора, а на специальном счете в банке, чтобы самостоятельно выбирать сроки и работы, которые будут выполнены в доме.

С тех пор почти каждый год наш дом проводит собрания по капремонту, на которых определяет перечень работ и подрядчиков. К 2021 году мы успели отремонтировать кровлю, заменить трубы водоснабжения и отопления. взносы копились у регионального оператора, нам ждать ремонта еще 15 лет.

Все, что нужно знать о недвижимости

Лучшие статьи о том, как покупать, продавать, снимать и обустраивать жилье — в вашей почте по вторникам. Бесплатно

Общие собрания собственников через ГИС ЖКХ

Общие собрания собственников можно проводить в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства — ГИС ЖКХ. Существуют и региональные системы, например «Электронный дом» в Москве. Но в Челябинской области таких нет.

ГИС ЖКХ — это информационный портал, на котором можно создавать электронные голосования по любым вопросам, касающимся управления домом. Еще через систему можно направлять обращения в организации и контролирующие органы, вносить показания счетчиков, оплачивать выставленные счета, контролировать работы по дому.

В голосовании через ГИС ЖКХ я видел много плюсов. Чтобы проголосовать, собственнику нужно иметь только аккаунт на госуслугах, а он есть почти у всех. Голосовать можно и через сайт, и через мобильное приложение. Если собственник не может проголосовать онлайн, можно передать решение на бумаге через администратора. Еще плюсами были отсутствие формальных вопросов в голосовании и автоматический подсчет результатов. Это то, что нам было нужно.

В мае 2020 года в жилищный кодекс внесены изменения, которые еще больше облегчили процедуру голосования:

• Чтобы голосовать через ГИС ЖКХ, стало не нужно предварительное бумажное голосование по этому вопросу.
• Онлайн-голосование теперь может проходить до 60 дней, а раньше было максимум 5.

Все это выглядело заманчиво, и мы решили попробовать. Как раз накопились вопросы: ограждение двора от чужих автомобилей и замена лифтов, у которых подходил к концу срок службы.

Мы осознавали, что в старом доме с большим количеством пенсионеров полный переход в онлайн невозможен и для части собственников все равно придется печатать бюллетени. Но даже частичный переход помогал снизить объем бумаги и беготни. В нашем чате в «Вотсапе» было 110 участников. Мы наметили, что онлайн проголосует

Особенно меня радовала мысль, что можно будет убрать из голосования формальные вопросы. В каждом бумажном голосовании есть обязательны пункты, например: «Выбрать секретаря Иванова», «Выбрать состав счетной комиссии: Петрова, Сидорова». Иногда таких вопросов было больше, чем вопросов по существу собрания. Собственники голосовали с недоумением, не знали этих людей и не понимали, зачем вообще это нужно. Акценты терялись, а важные вопросы, ради которых все затевалось, было сложно понять. Собственники раздражались. В голосовании через ГИС ЖКХ все эти секретари и счетные комиссии уходили в прошлое, бюллетень становился короче и понятнее.

В 2023 году в тестовом режиме заработало голосование на общих собраниях собственников через госуслуги. Для этого нужно поставить мобильное приложение «Госуслуги.Дом». В нем также есть возможность обратиться в УК и создать чат дома.

Как в нашем доме проводили собрания изначально

Я уже писал, что присоединился к организации собраний в нашем доме в 2018 году. К тому моменту весь процесс уже был налажен — собрания проходили в  форме. Вот что делали инициаторы собрания, чтобы его провести:

• Готовили вопросы к собранию и голосованию.
• Оповещали жителей.
• Распечатывали бланки решений собственников — бюллетени.
• Проводили встречу собственников.
• Разносили бланки решений по квартирам.
• Собирали подписанные решения.
• Подсчитывали голоса и формировали протокол ОСС.

За одно собрание старались решить как можно больше вопросов, чтобы проводить их как можно реже, потому что каждое собрание занимало много времени.

Перечень и формулировки вопросов согласовывали с юристами УК, чтобы итоговый протокол был корректен и принят организациями, для которых он предназначался. Например, протокол голосования о заказе и оплате работ по капремонту должен принять банк, в котором открыт специальный счет для накопления взносов на капремонт.

Жителей оповещали о собрании через доски объявлений у входа в подъезды или внутри подъездов. На одном из первых собраний был принят такой вариант, и теперь он допустим для всех последующих ОСС.

На досках — распечатки с сайта ГИС ЖКХ о результатах последнего голосования

Рядом — пояснение, какие решения приняли и что будет дальше.

Жители, которые не боялись объема повестки, приходили на очное собрание. Как правило, это были человек 50 из 500 собственников. Для кворума и тем более для принятия решений этого недостаточно. Решение на собрании считается принятым, если за него отдано более половины или более двух третей голосов собственников — зависит от того, какой вопрос на повестке.

Поэтому основное значение имеет заочная часть собрания — голосование на бумаге.

Для этого нужно распечатать бланки решений — бюллетени. Их совет дома готовил на всех 500 собственников. Бланк для голосования по нескольким вопросам мог занимать  — на весь дом уходило три стандартные пачки бумаги. Это была первая проблема.

Вторая проблема заключалась в оформлении бюллетеней. По закону в решении собственника должны быть указаны его ФИО, номер и площадь квартиры, доля собственности и сведения о документе, подтверждающем право собственности. Сначала для всех этих сведений в бланке оставляли пустые поля, чтобы собственники вписали данные сами. этого было много ошибок: не помнил площадь, некоторым не хотелось искать номер документа о собственности. ошибок не все голоса собственников получалось засчитать.

Тогда старшие по подъездам сами стали заполнять данные вместо жителей. По закону УК обязана представить реестр собственников с данными о долях и собственности инициатору собрания. Но заполнение 500 листов вручную — сомнительное удовольствие. Тут я и подумал, что нам надо автоматизировать этот процесс.

Как мы готовились к голосованию в ГИС ЖКХ

Инициатором и администратором первого собрания может быть любой собственник жилого или нежилого помещения. В нашем случае это был председатель совета дома. Для получения статуса администратора собственник должен отправить заявку в государственную жилищную инспекцию через личный кабинет на сайте ГИС ЖКХ.

Уже на этом этапе появилось первое препятствие: такой функции у председателя в личном кабинете не оказалось. После обращения в поддержку и разбирательств выяснилось, что в системе не привязана информация о его собственности в нашем доме. Эту информацию должна привязать УК. Более того, такая информация должна быть привязана у всех собственников, иначе они не увидят кнопки голосования.

В инструкции администратора ОСС в ГИС ЖКХ подробно написано, как получить статус администратора

Ссылка на голосование на главной странице личного кабинета в ГИС ЖКХ. Без привязанной информации о собственности ссылки нет

УК заинтересовалась голосованием через ГИС не меньше, чем мы. Поэтому они оперативно заполнили данные, и мы наконец отправили заявку на статус администратора.

Тут стоит отметить, что внесение данных о собственности со стороны УК не всегда дает результат. Вообще данные о собственности — главная проблема ГИС ЖКХ. Дальше я расскажу об этом подробнее.

После получения статуса администратора мы с другими членами совета дома подготовили перечень вопросов и создали электронное объявление о голосовании. Сканированную копию или фото бумажной версии объявления нужно прикрепить к голосованию. Удобно сначала сделать в текстовом редакторе бумажное объявление, потом скопировать вопросы из него в ГИС ЖКХ. Бумажное объявление нужно опубликовать для жильцов дома , как для обычного очно-заочного голосования. Мы вывесили его на досках объявлений в подъездах.

Раздел со списком сообщений о предстоящих голосованиях. Чтобы добавить голосование, нужно найти на странице кнопку добавления

На странице добавления голосования нужно заполнить форму по инструкции на экране

За 10 дней до начала голосования мы опубликовали его в системе. Собственникам, чья информация о собственности привязана к ГИС и кто зарегистрирован на госуслугах, на электронную почту пришло письмо с уведомлением.

В день начала голосования мы провели подготовительную встречу с собственниками. Эта встреча не имела юридической силы, но для оповещения жителей была полезна.

Особенности голосования супругов при совместной собственности

• Электронное голосование ведется разом по всем помещениям
• Письменное решение собственника в системе вносится администратором по всем помещениям, но прикреплять можно несколько бюллетеней по разным помещениям, в процессе внесения решения вносятся данные по всем помещениям собственника, вот как это выглядит в итоге:

Завершение голосования

Вот так, с ошибками, проблемами и бумажными бюллетенями, прошло и завершилось электронное голосование. Из-за различных ошибок системы ГИС ЖКХ в итоге не смогли внести даже письменные решения собственников примерно на 450 кв.м. (большинство этих ошибок на момент написания материала устранены по обращениям в тех. поддержку ГИС ЖКХ и в УК).

По окончании голосования собственникам, у которых есть профиль на гос. услугах, пришли уведомления на почту и в ГИС ЖКХ о завершении голосования.

В процессе 2‑недельного голосования было 4 уведомления в группе WhatsApp, но 3 из них было напоминаниями о голосовании уже на второй неделе, что и вылилось в массовое голосование в последние 2 дня.

14 дней на голосования: мало или много? Мне кажется, вполне достаточно. По тем, кому надо по 3 – 5 раз напомнить, можно и за 14 дней успеть выполнить план по напоминаниям, а непробиваемым и 3 месяца не хватит. Очень важно иметь контакты жильцов и время на общение с ними. Размер дома тоже, конечно, имеет значение, поэтому срок – это очень индивидуальный параметр.

И все бы было прекрасно, если бы не некоторые «реалии» системы ГИС ЖКХ, а именно

✘ Самая популярная проблема – у собственников в личном кабинете ГИС ЖКХ или в мобильном приложении просто не было раздела «Голосования» даже при добавленных лицевых счетах в ГИС ЖКХ на свое помещение:

В этой ситуации ответственные собственники обратились в поддержку ГИС ЖКХ и УК, чтобы сделали привязки кадастрового номера помещения и данных о правах собственности конкретного собственника. Некоторым это помогло, голосование появилось, но поддержка обычно отвечает 2 – 3 дня. Менее ответственные попросили бумажный бюллетень или вовсе закончили на этом свое участие в ОСС. Цитирую ответ от техподдержки ГИС ЖКХ по 1 из таких случаев: «Голосование по дому доступно только собственникам помещения в МКД как в мобильном приложении, так и в браузерной версии. В государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства (далее – ГИС ЖКХ) гражданин определяется собственником помещения в случае, если информация о праве собственности размещена в ГИС ЖКХ и информация о кадастровом номере помещения размещена у объекта жилищного фонда. В этом случае лицевые счет гражданина подключаются автоматически с типом подключения – «Подключение собственника»». При этом УК уверяла, что она все разместила.

✘ По несовершеннолетним детям голосуют законные представители (родитель обычно), но решение можно внести только письменно, так как собственником указывается непосредственно ребенок, а у него нет профиля на гос. услугах. Требуется скан свидетельства о рождении.

✘ Странные единичные ошибки по примеру этой:

Обращение в техподдержку ГИС ЖКХ решило проблему.

Еще единожды встречалась ошибка «У Вас недостаточно прав для просмотра данной страницы» при клике на «Проголосовать» в первом же вопросе. Техподдержка ГИС ЖКХ не решила проблему до окончания голосования.

✘ Интересные ошибки при внесении письменных решений собственников, у кого долевая собственность:- при внесении доли 9/20 выдает ошибку, что числитель больше знаменателя (!!!), но при этом дает возможность проигнорировать эту ошибку и сохранить данные в таком виде. То есть, можно предположить, что система ГИС ЖКХ при сравнении величины числителя и знаменателя учитывает только первые их цифры (гении программирования и далее смайл *facepalm*). Обращение на эту тему НЕ направлялось в техподдержку ГИС ЖКХ.- система ГИС ЖКХ не дает внести 3‑значный знаменатель (11/400), просто не принимает его и все. Для проверки пытался указать 3‑значный числитель – аналогично. Т.е. система ГИС ЖКХ вообще не допускает долей с использованием 3‑значных чисел. Но это скоро исправят, так обещает техподдержка.

✘ Регулярные ошибки: при внесении письменных решений система ГИС ЖКХ в 100% случаев выдавала такое предупреждение:

Но при этом нажимаем «Да» и вносим все необходимое. Отчего она возникает пока непонятно, техподдержка ГИС ЖКХ ссылается на УК, УК на Росреестр, хотя пробовал вносить письменное решение собственника, который проголосовал уже электронно (значит, в системе все заполнено корректно по нему), тоже вышла эта ошибка. Есть подозрение, что это все-таки недоработки со стороны разработчиков ГИС ЖКХ. Переписки продолжаются.

✘ Фатальные ошибки, иначе и не назвать:

Что хотелось бы изменить в системе голосования ГИС ЖКХ (вдруг это прочитают в Минстрое или ответственный разработчик системы ГИС ЖКХ)

• Создать настраиваемую администратором систему уведомлений в процессе электронного голосования, чтобы можно было с заданной частотой напоминать о проходящем голосовании (рассылка на e‑mail и уведомления в личном кабинете ГИС ЖКХ) только тем собственникам, которые еще не приняли участие в текущем голосовании. Шаблоны таких сообщений может разработать сама ГИС ЖКХ, чтобы можно было выбрать только тип уведомления, а система их затем рассылала согласно настроенному графику.
• Обязательно должен формироваться протокол как некий итоговый документ с указанием повестки, результатами голосования по каждому вопросу, ссылками на приложения и т.д., что требует Приказ Минстроя №44/пр.
• Добавить возможность при указании вопросов повестки добавлять файлы, которые являются приложениями к данному вопросу, чтобы в дальнейшем собственники имели возможность с ними ознакомиться непосредственно при голосовании. Ссылки на эти размещенные файлы можно было бы затем указать и в протоколе ОСС.
• Промежуточные агрегированные данные о голосовании: сколько собственников проголосовало по каждому вопросу, как распределились голоса (по числу и в процентах).
• Исключить возможность влияния на процесс голосования (приостановка, аннулирование, удаление данных о собственниках) со стороны УК, управляющей домом.
• Минимизировать число ошибок и нестыковок в системе хотя бы в той части, за которую непосредственно отвечает команда системы ГИС ЖКХ.

Проблемы голосования в ГИС ЖКХ

После начала голосования быстро выяснилось, что онлайн голосует меньше собственников, чем мы рассчитывали. В первые несколько дней в системе появились голоса всего 30 человек. Еще 8 человек написали нам, что не видят кнопки голосования. Так получилось потому, что в системе не было данных о собственности этих людей. Мы попросили УК добавить данные. В итоге после добавления данных о собственности смогли проголосовать еще несколько жильцов.

Параллельно мы начали готовить голосование на бумаге для остальных собственников.

Здесь тоже были проблемы. По закону нет никаких требований к тому, в каком виде администратору должно быть передано на бумаге решение собственника, который не голосует онлайн.

Некоторые коллеги принимали даже скриншоты из сообщений в «Вотсапе». Мы решили перестраховаться и использовать бумажные бюллетени из обычного голосования. Но возник неприятный сюрприз: чтобы внести решение собственника в систему, нужно указать его паспортные данные или СНИЛС. одно должно быть обязательно.

Причем закон не обязывает администратора размещать эти данные. Нужны только «сведения о лице, участвующем в голосовании». Но ГИС эти данные требует.

Фрагмент страницы добавления решения. Изначально и СНИЛС, и паспорт помечены звездочками как обязательные. Но если ввести одно, звездочка с другого пропадает

У нас паспортных данных собственников не было. Эти данные есть в УК, но она, конечно, не могла их нам предоставить. Оставалось только взять их у самих собственников, а для этого нужно было включать графу с паспортными данными в бланк решения собственника. Абсурд в том, что при бумажном голосовании мы паспортные данные не просили, а при онлайн-голосовании стали просить.

В именных бюллетенях, сгенерированных сервисом , которым мы пользовались, не было графы для паспортных данных и СНИЛС. Поэтому использовать сервис и именные бюллетени мы больше не могли. Пришлось снова делать пустые типовые бланки. Чтобы облегчить себе работу, мы убрали из бланков графу с данными о собственности, решив, что возьмем информацию из реестра от УК.

На удивление, большинство собственников предоставили СНИЛС либо номер паспорта. Но возникли новые проблемы. Вот самые распространенные из них:

• Если за собственника голосовал другой человек по доверенности, данные были предоставлены только за  одного. А нужны данные обоих.
• Если собственник несовершеннолетний и за него голосовали родители, то для голосования нужно было прикреплять еще фото или скан свидетельства о рождении. Их предоставляли не всегда.
• Если в квартире несколько собственников, часто данные давали не на каждого.
• Некоторые собственники высылали СНИЛС супруги или супруга, ошибались в числе цифр. Их данные не проходили.

Даже с паспортными данными не получалось легко добавить информацию в систему.

Чтобы ввести решение собственника, нужно напечатать его ФИО в три разных поля, потом еще указать СНИЛС или номер паспорта. Затем добавить сведения о собственности. Система ищет их секунд десять, после чего в 30% случаях говорит, что ничего не нашлось, а потом предлагает продолжить заполнение вручную.

Указание собственности в решении собственника в системе ГИС ЖКХ

Система часто не находит информацию о собственности

Такие данные о собственности надо ввести, если система их не нашла

Почему данные не находятся, я понять не могу. Возможно, часть собственников приватизировали, купили или еще получили квартиру до создания Росреестра в 1998 году, и данных об их собственности в федеральных базах просто нет. Но большая часть из них находилась в реестре управляющей компании.

Если данные о собственности по номеру и дате нашлись — а так было в 70% случаев, — оставалось только выбрать «за», «против» или «воздержался» около каждого из вопросов голосования. Или закачать фотографию бумажного решения. Если собственность не нашлась, нужно было сначала дополнить номер и дату государственной регистрации собственности номером квартиры, ее площадью и долей собственности голосующего. Система такой голос примет. Но что делать с теми, у кого нет номера государственной регистрации, а есть только номер, скажем, договора приватизации, непонятно.

Онлайн проголосовали всего 34 собственника. Чтобы ввести в систему 190 решений на бумаге, мы потратили Работали две группы по два человека: один за компьютером, другой помогал. Мы вводили результаты несколько вечеров на неделе голосования и всю субботу с утра до часа ночи.

Еще один недостаток системы: нет наглядной статистики, показывающей, какие собственники проголосовали, а какие еще нет. Есть только постраничная выдача списка отдельных голосов по каждому вопросу. Например, так: Иван Иванович проголосовал по вопросу № 1, Иван Иванович проголосовал по вопросу № 2, Петр Петрович проголосовал по вопросу № 1, Иван Иванович проголосовал по вопросу № 3 — все вперемешку. Для контроля за ходом голосования и понимания, кого еще не внесли, приходилось опять использовать таблицы.

Текущие результаты голосования собственников

Итог голосования. Мы набрали кворум, голосование прошло успешно. Но уйти от кипы бумаги у нас не получилось. От беготни по подъездам тоже. Мы потратили больше времени на внесение голосов в систему, чем на внесение заочных бумажных голосов в таблицу и подсчет по формулам в таблице. Автоматизация получилась так себе.

В довершение ко всем недостаткам есть еще один: при следующем голосовании данные собственников нужно будет вводить заново. То, что мы ввели, относилось к конкретным решениям. А в следующий раз все нужно будет начинать сначала.

* * *

Думается, что правовое регулирование онлайн-собраний нуждается в доработке. Например, в установлении требований к иным информационным системам, чтобы у судов и ГЖИ не возникало вопросов к таким собраниям.

Что могут сделать собственники уже сейчас – это выбрать надежного и честного администратора. Как видно из примеров, администратор способен из несостоявшегося собрания сделать состоявшееся и наоборот.

Административная ответственность для администратора есть с 2018 года, но в ГАС «Правосудие» решений о реальном привлечении к ответственности найти не удалось.

Ответы на вопросы

Вопрос: нужно ли протокол (распечатанный) передавать в ГЖИ и нужно ли формировать им пакет документов, как при очном голосовании, подшивая все реестры и бумажные решения?

Ответ: по общему правилу, не надо.Если собрание проведено в ГИС ЖКХ, то протокол формируется там же и доступен ГЖИ. Региональные информационные системы также должны предусматривать автоматическое размещение протокола в ГИС ЖКХ.

Исключения из общего правила:

• если собрание проведено в иной системе, которая не предусматривает автоматическое размещение протокола в ГИС ЖКХ,
• если протокол требуется куда-то еще, кроме ГЖИ (для ФКР, для согласования перевода помещения и т. д., и там не принимают то, что просто размещено в ГИС ЖКХ, а хотят полноценный бумажный аналог),
• если это местячковое требование ГЖИ (можно узнать с помощью обращения в свою инспекцию).

Вопрос: есть возможность отправить через ГИС ЖКХ оповещение о проведении собрания собственникам. Это прописано в законе, а как быть со сторонними системами? Там оповещения легитимны?

Ответ: обычно при выборе сторонних сервисов собственники утверждают подходящий способ уведомления. Как правило, уведомление через иные информационные системы прописывается как дополнительный способ к упрощенному уведомлению на информационных досках. То есть собственники утверждают уведомление в общедоступном месте + уведомление через иную информационную систему (для тех, кто там зарегистрируется).

Вопрос: как тогда доказать, что ты уведомил собственников за 10 дней до начала ОСС?

Ответ: подтверждение зависит от способа уведомления.Размещение сообщения в ГИС ЖКХ или другой информационной системе можно подтвердить распечатками скриншотов.Реестр вручения сообщений о собрании – здесь собственники расписываются о получении уведомления о собрании.Если сообщения направляются почтой, то подтверждением отправки заказных писем будут документы с почты (реестр почтовых отправлений, квитанции).Если собственник квартиры – муниципалитет или государство, а уведомление отнесено лично под подпись с отдельным сопроводительным письмом, то копия этого сопроводительного письма с отметкой о дате входящего будет также подтверждать факт уведомления отдельно взятого собственника.Акт о размещении сообщения о собрании заполняется в случае вывешивании уведомления о собрании в местах общего пользования, обычно подписывается несколькими собственниками (количество не нормировано) и инициатором. К акту лучше всего приложить фотографии, а в нём самом указать реквизиты протокола, которым оформлено решение собственников об утверждении такого упрощенного способа уведомления. На фотографиях должно быть видно, что размещено и где.

Вопрос: как зарегистрировать всех собственников в иных системах?

Ответ: зависит от конкретной системы, попадаются самые разные варианты.Где-то администратор собирает заявления со всех собственников и вносит их в систему – с телефонными номерами для дальнейшей идентификации при голосовании.​Где-то просто на информационных досках и в чатах оповещают соседей, чтобы они регистрировались в нужном месте, и те уже самостоятельно отдают свои данные. Где-то используется авторизация через ЕСИА.​Тем, кто не хочет регистрироваться, но хочется голосовать, остается использовать бумажные бюллетени.

Вопрос: как технически уведомляются собственники в ГИС ЖКХ? Размещение сообщения уже считается уведомлением?

Ответ: с этого лета размещение сообщения в ГИС ЖКХ считается одним из полноценных способов уведомления. Подробнее об изменениях и инструкция по размещению сообщения – в материале «Что на самом деле изменилось в порядке проведения общих собраний (изменения в ЖК РФ)»

Вопрос: если управляющая организация выбрана на первом собрании администратором, нужно выбирать абстрактно управляющую организацию или конкретную организацию, которая на данный момент управляет?

Ответ: мы ориентируем (наше мнение) – выбирать конкретную УК, чтобы при подтверждении функции администратора у этой организации не возникло проблем. Также возможны сложности при «переподтверждении» функции при смене УО.Вероятно, мы преувеличиваем риски и кто-то выбирает просто обезличенную «действующую управляющую компанию».

Вопрос: если определяется, что конкретная УК может быть администратором, то в случае смены УК как быть?

Ответ: остаетсявыбирать нового администратора. Технически можно оставить и старую УК администратором, так как ЖК РФ не содержит ограничений по лицу, которое может быть администратором (собственник или не собственник, действующая УК, старая УК или вообще посторонняя организация). Просто в таком случае у старой УК отсутствует мотивация выполнять свои обязанности как администратора.

Вопрос: при проведении первого ОСС нужно ли в систему подгружать такие реестры как «информирования» и др. по 44/пр?

Ответ: если есть возможность, то лучше загрузить доказательства уведомления собственников о собрании.

Как минимум – акт о размещении в общедоступных местах (на досках объявлений во всех подъездах, в пределах земельного участка) сообщения о собрании и порядке отказа от него, а также правил доступа к системе не зарегистрированных в ней собственников. Такой порядок уведомления о первом собрании – в общедоступных местах – предусмотрен в ч. 5 ст. 47.1 ЖК РФ. Реестр вручения уведомлений под роспись или реестр отправки заказных писем тоже можно загрузить, если используются эти способы уведомления.

Вопрос: есть ли ограничение на избрание администраторов ОСС, на случай болезни или т.п.?

Ответ: если речь про число администраторов, то ограничений нет. Есть примеры, когда выбирают несколько администраторов. В больших домах это упрощает обработку бюллетеней тех, кто голосует на бумаге (по крайней мере, в иных информационных системах).

Вопрос: если у собственника нет доступа к Госуслугам, как он узнает о проведении собрания, сообщение ведь размещено в ГИС ЖКХ?

Ответ: кроме размещения сообщения в ГИС ЖКХ ч. 5 ст. 47.1 ЖК РФ предусматривает размещение сообщения о собрании и праве собственников на отказ от онлайна, а также правил регистрации в системе в общедоступных местах – на информационных досках в подъездах, около дома. Предполагается, что собственник узнает оттуда.Если инициатор заинтересован собрать кворум, то он обычно использует дополнительные способы уведомления, что не запрещено.

Вопрос: если есть постоянная выбранная ранее счетная комиссия, как ей получить доступ к поквартирным результатам голосования, проведенного в ЕИАС ЖКХ МО?

Ответ: доступ к информации, кто как голосовал, раньше был только доступен администратору (возможно, когда-то что-то поменяется). Если есть необходимость пересчитывать, то надо выбираться администратором, но вообще онлайн-голосование предполагает автоматический подсчет голосов, без использования счетной комиссии.

Вопрос: заказными письмами направил уведомления, в части протокола этот реестр указал как приложение к протоколу. По итогу проводимое ОСС будет проверять сотрудник ГЖИ. Нужно ли дополнительно загружать реестр информирования, в ЕИАС ЖКХ в раздел «документы»? Провожу ОСС в ЕИАС ЖКХ первое и единственное. Каждому собственнику направляю заказные письма с сообщением и инструкцией как проголосовать в системе. По итогу к протоколу буду пришивать в качестве​приложения данный реестр. В ЕИАС ЖКХ есть возможность подгрузить документы дополнительно, т.к. протокол и документы просматривает сотрудник ГЖИ. Стоит ли подгрузить реестр? Или на бумаге отправим да и хватит.

Ответ: для ГЖИ Московской области прикладывайте и загружайте все, что есть (у нее документы лишними не бывают, даже если они не предусмотрены приказом 44/пр).Но обратите внимание, что для первого собрания ч. 5 ст. 47.1 ЖК РФ предусматривает размещение сообщения о собрании и праве собственников на отказ от онлайна, а также правил регистрации в системе в общедоступных местах – на информационных досках в подъездах, около дома. То есть стоит также загрузить доказательства соблюдения и этого порядка.

Вопрос: если дом находится в непосредственном управлении, можно ли проводить онлайн собрания?

Ответ: можно, но предварительно потребуется принятие на обычном, традиционном собрании решений об использовании для голосования информационной системы и решения сопутствующих вопросов типа выбора администратора (п. 3.2, 3.3, 3.4 ч. 2 ст. 44 ЖК РФ).

Вопрос: как в ГИС ЖКХ размещать протокол совместного собрания, когда проводится одновременно ОСС и ОСЧ?

Ответ: если совместное собрание собственников и членов проведено онлайн в другой информационной системе и вопрос заключается в том, как загрузить протокол этого собрания в ГИС ЖКХ, то в таком случае придется его загружать и как протокол ОСС отдельно, и как протокол ОСЧ – отдельно.Вообще практика судов по «совмещенным собраниям» была не очень хорошая, и лучше проводить эти собрания отдельно, параллельно и с оформлением отдельных протоколов (по крайне мере, если решаются какие-то важные вопросы или если решения могут быть оспорены в суде).

Вопрос: какой кворум нужен для выбора администратора, иных систем?

Ответ: требований к повышенному числу голосов по эти вопросам нет, поэтому действует стандартное правило ч. 1 ст. 46 ЖК РФ – большинством голосов от общего числа голосов собственников, принимающих участие в собрании.

Вопрос: нужно ли выбирать первый раз администратора на очном собрании?

Ответ: натрадиционном собрании (которое не обязательно должно быть очным, а может быть очно-заочным, например), администратора нужно выбирать в случае, если планируете голосовать в иных информационных системах. Если собрание сразу проводится в ГИС ЖКХ, то предварительно администратора выбирать не обязательно, о чем речь шла в материале выше (про первое онлайн собрание). Если все же вопрос про иные информационные системы, то помимо администратора нужно вынести на голосование ряд других вопросов (они тоже написаны выше в части про выбор информационной системы).

Вопрос: если в ГИС ЖКХ площадь дома отличается от имеющейся, какой протокол распечатывать для ознакомления всех заинтересованных? С нашей площадью или по ГИС ЖКХ?

Ответ: мы бы не рекомендовали вносить в сформированный системой протокол какие-то свои правки, лучше добиваться внесения в систему корректных сведений о площади (для будущих собраний).Для ознакомления с итогами проще подготовить отдельное сообщение с результатами. Там же можно дать пояснения по площади, если это необходимо. Кому интересен протокол, тем предложить смотреть цифры в самой системе.В материале был пример, где ТСЖ пересоставило свой вариант протокола (то есть такая практика встречается), но при наличии недоброжелателей в доме это может привести к ненужным разборкам.

Данный материал подготовлен при участии ДомОнлайн. Это сервис для управляющих организаций и ТСЖ по учету собственников (ведение актуальных реестров), подготовке и проведению общих собраний собственников, работе с должниками.

Автоматические именные бюллетени через сервис «Собиратьлегко-рф»

Сначала мы попробовали генерировать именные бюллетени для каждого собственника с уже заполненными данными о собственности из реестра. Была даже идея заказать фрилансеру небольшую программу для генерации этих данных. Но оказалось, что на рынке уже существуют готовые сервисы. Я воспользовался бесплатным онлайн-сервисом .

Для создания именных бюллетеней нужно загрузить в сервис реестр собственников и заполнить вопросы собрания. Реестр загружается целиком, в виде эксель-таблицы с заданным порядком столбцов.

В итоге сервис создает документ в формате ПДФ с именными бюллетенями. Остается только разнести решения по квартирам, а потом собрать подписанные.

Сервис «Собиратьлегко-рф» можно использовать не только для создания именных бюллетеней, но и на всех этапах собрания. Я на нем только заполнял бюллетени: закачал реестр и ввел вопросы повестки — на скриншоте это второй и четвертый зеленые зачеркнутые пункты. Справа появилась ссылка на файл ПДФ с бюллетенями

Формат, к которому нужно привести таблицу реестра собственников перед загрузкой в сервис

Именной бюллетень, который сгенерировала программа

У именных решений есть еще одно преимущество перед пустыми бланками: они помогают не забыть и не перепутать собственников, если их в квартире несколько. Проводить собрания стало легче.

Считать голоса нам оказалось удобнее в обычной эксель-таблице, чем в сервисе. Члены совета дома вручную заносили информацию из бюллетеней в таблицу и считали с помощью формул. Просто посчитать голоса за и против было нельзя, потому что количество голосов у собственника пропорционально количеству квадратных метров, которые ему принадлежат. Чтобы посчитать голосующую долю собственника, нужно умножить площадь помещения на долю собственника и разделить на общую площадь дома.

Позже для оповещения жителей о начале и ходе собрания мы создали группу во «Вконтакте» и чат дома в «Вотсапе». Опыт показал, что группа работает плохо, а вот чат — на ура. Чтобы привлечь в него жителей, мы разместили листовку с приглашением и  на досках объявлений.

Призыв вступать в чат

Вопросы, которые мы обсуждаем в чате

Но главная проблема — по заполнению, доставке и сбору бумажных бюллетеней — оставалась. Этим занимались члены совета дома и старшие по подъездам на общественных началах.

Не все собственники открывали двери, не все проживали в своих квартирах, не все вовремя сдавали заполненные решения. Хотелось, чтобы собственники сами голосовали онлайн в  системе, а результаты считались автоматически.

Оказалось, что такая система тоже есть.

Получение функции администратора

Зарегистрированных администраторов для дома не было найдено в ГИС ЖКХ, поэтому достаточно было:- подать заявку на получение функции администратора в разделе «Функции в системе» (стр. 11 Инструкции, в дальнейшем тоже буду ссылаться на эту инструкцию, так как не вижу смысла дублировать скрины пустых форм, которые в ней уже есть), прикрепив выписку из ЕГРН, подтверждающую право собственности на помещение в доме, — обратиться в местную ГЖИ через ГИС ЖКХ с просьбой рассмотреть вопрос о присвоении функции администратора. Сначала была только заявка на получение функции администратора, подождал 7 дней, ответа не было, написал в ГЖИ обращение. После этого функция в течение 1 дня с момента обращения была добавлена.

Какие же собрания собственников удобнее

Попробую выделить плюсы и минусы собрания через ГИС ЖКХ по сравнению с очно-заочным, бумажным собранием с использованием вспомогательных сервисов.

• Прозрачность и удобство голосования для продвинутых собственников.
• Возможность охватить собственников, проживающих удаленно, в других городах и странах.
• Компактный состав вопросов, отсутствие счетных комиссий и секретарей.

• Необходимость запрашивать у собственников паспортные данные или СНИЛС.
• Невозможность добавить голос собственника, который не зарегистрировал собственность в ЕГРН.
• Большие затраты времени на то, чтобы ввести в систему данные жителей, которые не проголосовали самостоятельно онлайн.

Пока что голосование через ГИС ЖКХ я могу рекомендовать только новым домам со свежими данными о собственности и преимущественно молодыми собственниками, которые смогут голосовать самостоятельно.

всерьез подумаем, стоит нам проводить следующее голосование в таком псевдоонлайне или выбрать отработанную годами очно-заочную форму.

Уведомление о проведении ОСС

Обратите внимание на эти уведомления: №1 относится к уведомлению, как к документу, а в почту прислали как будто ОСС в доме №1. В техподдержку НЕ писал по этому поводу, пару собственников обратили на это внимание, думая, что я ошибся при указании адреса дома.

По кнопке «Выгрузить в файл» на компьютер скачивается архив, в котором аналогичное уведомление представлено в форме PDF – документа, но подписанное сертификатом электронной подписи АО «Почта России».

Что хотелось бы исправить в системе

Надеюсь, эту статью прочитает из чиновников, ответственных за развитие ГИС ЖКХ.

Технических ошибок в системе я не увидел, кроме одной смешной: нельзя было указать площадь помещения больше трех знаков. Магазин с площадью 2400 м2, работающий на первом этаже, пришлось разбивать на три виртуальных помещения по 900, 900 и 600 м2. Но это мелочь.

А вот что действительно нужно изменить в ГИС ЖКХ, чтобы голосовать через систему стало удобно:

• Разобраться с данными о собственности и навести порядок в базах.
• Дать возможность администратору, который вносит решение собственника, выбирать этого собственника из заранее внесенного реестра, а не вбивать каждый раз данные, которые у государства и так уже есть. Весь процесс для администратора должен быть таким: выбрать собственника — проставить голоса по вопросам — прикрепить фотографию подписанного собственником бумажного решения.

Процесс проведения ОСС и его «открытия»

В первый же день голосования были размещены объявления в подъездах с 3 способами голосования:

• С компьютера (рядом был указан QR-код с зашитой ссылкой на подробную инструкцию о том, как голосовать, в PDF-документе, выложенном на гугл диске);
• Со смартфона (2 QR-кода на скачивание и установку приложения ГИС ЖКХ New для Android и iOS);
• Бюллетенем по старинке (указан QR-код с зашитой ссылкой на бюллетень, размещенный на гугл диске.

В этот же день были размещены объявления о начале голосования и инструкции в группе дома в WhatsApp с прямыми ссылками на документы из гугл диска.

Очередной акт магии ГИС ЖКХ: о начале голосования пришло уведомление на электронную почту и в личный кабинет ГИС ЖКХ собственникам, у которых есть профиль на гос. услугах.

Сам процесс участия собственников в голосовании с компьютера хорошо описан в п.3.3. со страницы 46 Инструкции, у нас при переходе уже к голосованию это выглядело так (на скриншоте только 1 из списка вопросов повестки):

На смартфоне в приложении это выглядело так:

Далее открывался список вопросов и нужно было проголосовать по каждому, кликнув на них по очереди (на скрине уже после голосования):

А внутри каждого вопроса по завершении голосования были указаны результаты голосования:

21 ВЕК! Что может быть проще?

Внесение письменных решений администратором: достаточно просто (со страницы 27 Инструкции), но занимает время – нужно отсканировать и затем загрузить скан заполненного бюллетеня, знать номер паспорта собственника (для ребенка – номер свидетельства о рождении), серия паспорта НЕ обязательна:

С учетом того, как собственники (с косяками) заполняют бюллетени, под рукой обязательно должен быть электронный реестр собственников, чтобы быстрее и точнее вносить информацию в ГИС ЖКХ. Что будет, если внести некорректный (вымышленный) номер паспорта, не проверял.

Итоги электронного голосования, его преимущества и протокол

Сразу нужно отметить, что в системе ГИС ЖКХ оценить промежуточные итоги проводимого ОСС практически невозможно: из полезного администратор видит только список проголосовавших собственников по каждому вопросу повестки (только ФИО и решение по этому вопросу) и список решений собственников (по разным вопросам повестки вперемешку разные собственники), как на скриншотах ниже:

Поэтому делали по старинке: форма в EXCEL на основе реестра собственников и периодический мониторинг в системе ГИС ЖКХ на предмет новых проголосовавших электронно, чтобы их помечать для себя и оценивать промежуточные итоги.

Казалось бы, есть же вкладка «Решения собственников, переданные в письменной форме», чтобы можно было отделить голосовавших по бумажному бюллетеню от общего числа участников. Но и здесь не все логично: в этой вкладке отображается список решений, переданных в письменной форме и внесённых администратором ОСС, а также список решений, внесённых пользователем лично (как собственником через приложение или личный кабинет ГИС ЖКХ). Это подтвердила и техподдержка ГИС ЖКХ.

Протокол ОСС при электронном голосовании в ГИС ЖКХ должен формироваться автоматически после завершения собрания в течение 1 часа, что предусмотрено ч. 11 ст. 47.1 ЖК РФ. Это очень классно! Просмотреть его можно, как и любой другой протокол по дому, согласно Инструкции со страницы 33.

Наш результат – более 80 часов. О причинах этого позволю себе лишь процитировать техподдержку ГИС ЖКХ: «По техническим причинам протокол не был сформирован за один час. Информируем Вас, что проблема формирования протокола исправлена. Приносим извинения за временные неудобства». Этот ответ был дан 30.03.2021г. (спустя 15 дней после завершения голосования), так как я настаивал на указании причины такого длительного процесса формирования протокола. Ну а каким было количество обращений в техподдержку, пока формировался протокол, и указывать не стоит.

Что такое протокол электронного ОСС? Это просто запись в системе в разделе «Протоколы общих собраний собственников», которую можно открыть как веб-страницу в браузере, не более. Нет никакого автоматически сформированного документа с электронной подписью АО «Почта России», к примеру, в формате PDF, который затем можно было бы предоставить неким заинтересованным в нем лицам или даже собственникам, у которых нет доступа на гос. услуги и, как следствие, в личный кабинет ГИС ЖКХ. Единственный прикрепленный к такому протоколу документ – сообщение о проведении собрания, размещенное инициатором в самом начале. Комбинация CTRL+P на клавиатуре и далее можно сохранить в том же PDF или распечатать на принтере веб-страницу с отметкой электронной подписи АО «Почта России». Больше никаких вариантов – это подтвердила поддержка ГИС ЖКХ в ответе на соответствующее обращение. В итоге было направлено обращение в Минстрой по вопросу формирования протокола по итогам заочного голосования с использованием системы.